Contact
Als vzw LOTUZ zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Vzw LOTUZ houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
LOTUZ vzw
Breemstraat 81
1820 Perk
Aan wie is deze privacyverklaring gericht?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door LOTUZ Vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
Doeleinde Rechtsgrond
Ledenadministratie en dienstverlening aan leden Gerechtvaardigd belang (art.6.1(f) GDPR) om het effectief functioneren van LOTUZ vzw en het bieden van verwachte diensten aan de leden te garanderen.
Gezondheidsgegevens en afbeeldingen: toestemming (art.6.1(a) en art.9.2(a) GDPR)
Deelname aan activiteiten van LOTUZ vzw Toestemming (art.6.1(a) GDPR)
Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen Toestemming (art.6.1(a) GDPR)
Occasionele e-mails met een aanbod voor opleidingen, projecten… Toestemming (art.6.1(a) GDPR)
Het bekomen van subsidiëring Gerechtvaardigd belang (art.6.1(f) GDPR) om de financiële steun die nodig is voor het uitvoeren van de activiteiten en de doelstellingen van LOTUZ Vzw te verkrijgen.
Public relations (o.a. gerichte beelden) Toestemming (art.6.1(a) GDPR)
Indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kan u deze steeds intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking van de toestemming.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en opslagen, verzamelen en verwerken:
- Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres.
- Privé contactgegevens: telefoonnummer en e-mailadres.
- Persoonlijke informatie: datum en plaats stamceltransplantatie.
- Financiële bijzonderheden: rekeningnummer, betalingen,…
- Opleiding en vorming.
- Aanwezigheid.
- Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames,…).
We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact,…) Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.
De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van beeldmateriaal (voor public relations). Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u.
Toegang tot persoonsgegevens
Onder de voorwaarden die hieronder worden uiteengezet, hebben de volgende categorieën personen toegang tot uw persoonsgegevens in het kader van de verwerking:
- medewerkers van LOTUZ vzw;
- externe dienstverleners; en
- andere derden.
Toegang door medewerkers van LOTUZ vzw
Uw persoonsgegevens worden voornamelijk verwerkt door medewerkers van LOTUZ vzw. Deze medewerkers zijn gehouden tot de geheimhouding van de verwerkte (gezondheids)gegevens.
Verstrekking aan verwerkers
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:
- Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
- Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting,…)
- Het verzorgen van de financiële administratie
- Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verstrekking aan derden
Wij zullen de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons) gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
We kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking ervan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Bewaartermijn
LOTUZ VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen. LOTUZ vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer te houden dan maximaal 1 jaar na laatste gebruik of beëindiging van de samenwerking.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens LOTUZ vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
- Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
- Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
- Wij testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid
- Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren
- Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.
Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U heeft recht op verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
U heeft het recht op beperking van en bezwaar tegen de gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens voor bepaalde doeleinden, kan u vragen deze verwerking te stoppen.
Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.lotuz.be.
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Het klachtenformulier kan u hier terugvinden en kan worden ingediend via de website of via post, gericht aan het onderstaande adres:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Wijziging privacy statement
LOTUZ vzw kan zijn privacy statement steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 22 oktober 2025.